POLITYKA DOTYCZĄCA REJESTRÓW PUBLICZNYCH DLA Miasta Sevierville, TN

Zgodnie z Kodeksem Tenn.Ann. § 10-7-503(g), Rada Burmistrza i Radnych przyjmuje następującą Politykę dotyczącą rejestrów publicznych dla miasta Sevierville w stanie Tennessee w celu zapewnienia ekonomicznego i wydajnego dostępu do rejestrów publicznych zgodnie z Ustawą o rejestrach publicznych stanu Tennessee ( „TPRA”) w Tenn. Code Ann. § 10-7-501 i nast.

Ustawa TPRA stanowi, że wszystkie rejestry stanowe, okręgowe i gminne będą przez cały czas w godzinach pracy dostępne do osobistego wglądu dla każdego obywatela tego stanu, a osoby odpowiedzialne za rejestry nie będą odmówić takiego prawa do wglądu żadnemu obywatelowi, chyba że inaczej przewidziane przez prawo stanowe. Patrz Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(2)(A). W związku z tym zakłada się, że rejestry publiczne miasta Sevierville w stanie Tennesota są dostępne do wglądu, chyba że prawo stanowi inaczej.

Personel miasta Sevierville, TN terminowo i skutecznie zapewni dostęp i pomoc osobom proszącym o wgląd lub otrzymanie kopii rejestrów publicznych. Żadne postanowienia niniejszej Polityki nie mogą być wykorzystywane do utrudniania dostępu do rejestrów publicznych. Jednakże integralność i organizacja rejestrów publicznych, a także wydajne i bezpieczne funkcjonowanie miasta Sevierville w stanie Tennesota będą chronione zgodnie z obowiązującym prawem. Wątpliwości dotyczące niniejszej Polityki należy kierować do Koordynatora ds. wniosków o rejestry publiczne w mieście Sevierville w stanie Tennessee lub do Biura Radcy ds. Otwartych Rejestrów w Tennessee („OORC”).

Niniejsza Polityka jest dostępna do wglądu i powielania w biurze Administratora Miasta. Ponadto niniejsza Polityka jest opublikowana w Internecie pod adresem www.seviervilletn.org. Niniejsza Polityka zostanie poddana przeglądowi w razie potrzeby.

Niniejsza Polityka będzie stosowana konsekwentnie we wszystkich biurach, wydziałach i/lub oddziałach miasta Sevierville, Tennessee.

I. Definicje:

A. Opiekun akt: Biuro, urzędnik lub pracownik zgodnie z prawem odpowiedzialny za bezpośrednią pieczę nad dokumentacją publiczną i opiekę nad nią. Patrz Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(C). Opiekun akt niekoniecznie jest pierwotnym sporządzającym lub odbiorcą akt.

B. Dokumenty publiczne: Wszystkie dokumenty, dokumenty, listy, mapy, książki, fotografie, mikrofilmy, pliki i dane wyjściowe do elektronicznego przetwarzania danych, filmy, nagrania dźwiękowe lub inne materiały, niezależnie od ich formy fizycznej lub cech, sporządzone lub otrzymane zgodnie z prawem lub zarządzenia lub w związku z transakcjami urzędowymi dokonywanymi przez jakąkolwiek agencję rządową. Patrz Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(A).

C. Koordynator wniosków o rejestry publiczne: Osoba lub osoby wskazane w Części III, A.3 niniejszej Polityki, która ma lub ma obowiązek dopilnowania, aby wnioski o rejestry publiczne były kierowane do odpowiedniego depozytariusza rejestrów i były spełniane zgodnie z TPR. Patrz Tenn. Code Ann. § 10-7-503(a)(1)(B). Koordynator ds. wniosków o rejestry publiczne może być także opiekunem dokumentacji.

D. Osoba żądająca: Osoba ubiegająca się o dostęp do rejestru publicznego w celu wglądu lub powielenia.

II. Prośba o dostęp do rejestrów publicznych

A. Wnioski o rejestrację publiczną należy składać do Koordynatora wniosków o rejestry publiczne („PRRC”) lub przez niego wyznaczoną osobę lub za pośrednictwem Internetu, aby mieć pewność, że wnioski o rejestrację publiczną zostaną skierowane do odpowiedniego depozytariusza dokumentacji i zostaną zrealizowane w odpowiednim czasie.

B. Nie można wymagać, aby wnioski o wgląd wyłącznie w formie pisemnej były składane w formie pisemnej. PRRC poprosi wnioskodawcę o adres pocztowy lub e-mail w celu zapewnienia wszelkiej pisemnej komunikacji wymaganej na mocy TPRA.

C. Wnioski o wgląd można składać ustnie lub pisemnie na formularzu A w mieście Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862 lub w mieście Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd ., Sevierville, TN 37862, telefonicznie pod numerem 865-868-1695 lub e-mailem na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.lub w Internecie pod adresem www.seviervilletn.org.

D. Prośby o kopie lub prośby o wgląd i kopie należy składać w formie pisemnej na Formularzu A osobiście lub pocztą w Urzędzie Miasta Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, lub w Urzędzie Miasta of Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd., Sevierville, TN 37862, telefonicznie pod numerem 865-868-1695 lub e-mailem na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.lub w Internecie pod adresem www.seviervilletn.org.

E. Warunkiem wglądu lub otrzymania kopii rejestrów publicznych jest dowód posiadania obywatelstwa stanu Tennessee poprzez przedstawienie ważnego prawa jazdy wydanego w stanie Tennessee lub alternatywnego akceptowalnego dokumentu tożsamości.

III. Odpowiadanie na wnioski dotyczące rejestrów publicznych

A. Koordynator wniosków o rejestrację publiczną

1. PRRC rozpatruje wnioski o rejestrację publiczną i dokonuje wstępnej oceny następujących kwestii:

A. Jeżeli wnioskodawca przedstawił dowód posiadania obywatelstwa Tennessee;

B. Jeżeli żądane zapisy są opisane wystarczająco szczegółowo, aby je zidentyfikować; I

C. Jeśli depozytariuszem dokumentacji jest miasto Sevierville, TN.

2. PRRC potwierdza otrzymanie wniosku i podejmuje dowolne z następujących odpowiednich działań:

A. Poinformuj osobę składającą wniosek o niniejszej Polityce i dokonanych wyborach w związku z:

I. Dowód obywatelstwa Tennessee;

II. Formularze wymagane do kopii;

iii. Opłaty (oraz próg pracy i zwolnienia, jeśli dotyczy); I

IV. Agregacja wielu lub częstych żądań.

B. W stosownych przypadkach odrzuć wniosek na piśmie, podając odpowiednią podstawę, np. jedną z poniższych:

I. Osoba składająca wniosek nie jest obywatelem Tennessee lub nie przedstawiła dowodu na to, że jest obywatelem Tennessee;

II. Żądaniu brakuje konkretów;

iii. Wyłączenie sprawia, że ​​rejestr nie podlega ujawnieniu na mocy TPRA;

IV. Miasto Sevierville w stanie Tennesota nie jest depozytariuszem żądanych rejestrów; Lub

v. Zapisy nie istnieją.

C. W razie potrzeby skontaktuj się z osobą składającą wniosek, aby sprawdzić, czy można zawęzić zakres żądania.

D. Prześlij prośbę o dokumentację do odpowiedniego opiekuna dokumentacji w mieście Sevierville, Tennessee.

3. Wyznaczony PRRC to:

A. Urzędnik ds. informacji publicznej miasta Sevierville w stanie Tennesota.

B. Dane kontaktowe: City of Sevierville, 300 Gary Wade Blvd, Sevierville, Tennessee 37862, telefonicznie pod numerem 865-868-1695 lub e-mailem na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć..
 

B. Opiekun dokumentacji

1. Po otrzymaniu wniosku o rejestrację publiczną opiekun dokumentacji niezwłocznie udostępni żądane rejestry publiczne zgodnie z Tenn. Code Ann. § 10-7-503. Jeżeli depozytariusz nie jest pewien, czy ma zastosowanie odpowiednie zwolnienie, może skonsultować się z PRRC, prawnikiem lub OORC.

2. Jeżeli nie jest to wykonalne, niezwłoczne dostarczenie żądanych zapisów, ponieważ potrzebny jest dodatkowy czas na ustalenie, czy żądane zapisy istnieją; aby wyszukiwać, odzyskiwać lub w inny sposób uzyskiwać dostęp do zapisów; w celu ustalenia, czy zapisy są otwarte; redagowanie zapisów; lub z innych podobnych powodów, wówczas depozytariusz dokumentacji w ciągu siedmiu (7) dni roboczych od otrzymania wniosku przez depozytariusza prześle składającemu wniosek wypełniony formularz odpowiedzi na wniosek dotyczący rejestrów publicznych, który jest załączony jako Formularz B, w oparciu o opracowany formularz przez OORC.

3. Jeżeli depozytariusz odrzuci wniosek o wpis do rejestru publicznego, odrzuca ten wniosek na piśmie zgodnie z sekcją III.A.2.b i może skorzystać z formularza odpowiedzi B na wniosek o rejestr publiczny.

4. Jeżeli depozytariusz zasadnie uzna, że ​​tworzenie dokumentacji powinno być podzielone na segmenty, ponieważ żądanie dokumentacji dotyczy dużej liczby akt lub potrzebny jest dodatkowy czas na przygotowanie dokumentacji do dostępu, depozytariusz użyje Formularza odpowiedzi B na żądanie dokumentacji publicznej powiadomić wnioskodawcę, że produkcja dokumentacji będzie odbywać się etapami i że harmonogram tworzenia dokumentacji zostanie dostarczony tak szybko, jak to możliwe. W stosownych przypadkach osoba przechowująca dokumentację powinna skontaktować się z osobą składającą wniosek, aby sprawdzić, czy można zawęzić zakres wniosku.

5. Jeżeli depozytariusz odkryje, że w odpowiedzi na żądanie dokumentacji pominięto zapisy, powinien skontaktować się z wnioskodawcą w sprawie tego pominięcia i przedstawić dokumenty tak szybko, jak to możliwe.

C. Redakcja

1. Jeżeli akta zawierają informacje poufne lub informacje, które nie są udostępnione do wglądu publicznego, prowadzący akta przed udostępnieniem sporządzają zredagowaną kopię. Jeżeli pojawią się pytania dotyczące redakcji, opiekun dokumentacji powinien porozumieć się z prawnikiem lub innymi właściwymi stronami w sprawie przeglądu i redakcji dokumentacji. Osoba przechowująca dokumentację i PRRC mogą również konsultować się z OORC.

2. W przypadku przekazania zredagowanego protokołu opiekun akt powinien przedstawić wnioskodawcy podstawę redakcji. Podstawa redakcji ma charakter ogólny i nie może ujawniać informacji poufnych.

IV. Kontrola zapisów

A. Za wgląd do rejestrów publicznych nie pobiera się żadnych opłat.

B. Miejsce kontroli rejestrów w biurach miasta Sevierville w stanie TN zostanie określone przez PRRC lub depozytariusza akt.

C. Jeżeli istnieje uzasadniona podstawa, PRRC lub osoba przechowująca dokumentację może zażądać spotkania w celu przeprowadzenia inspekcji.

V. Kopie akt

A. Osoba przechowująca dokumentację niezwłocznie odpowiada na publiczne żądanie udostępnienia kopii w możliwie najbardziej ekonomiczny i skuteczny sposób.

B. Kopie będą dostępne do odbioru w wyznaczonym oficjalnym biurze miasta Sevierville w stanie Tennessee.

C. Po uiszczeniu opłat i opłat pocztowych kopie zostaną dostarczone na adres domowy wnioskodawcy za pośrednictwem poczty Stanów Zjednoczonych.

D. Osoba wnioskująca nie będzie mogła wykonywać kopii nagrań przy użyciu sprzętu osobistego innego niż aparaty ręczne, w tym aparaty w telefonach komórkowych. Osoby składające wniosek mogą zakupić urządzenia pamięci masowej od miasta Sevierville w stanie Tennesota, na które zostaną pobrane zapisy.

VI. Opłaty i prowizje oraz procedury dotyczące fakturowania i płatności

Opłaty i prowizje za kopie rejestrów publicznych nie powinny być wykorzystywane do utrudniania dostępu do rejestrów publicznych.    

A. Opiekunowie dokumentacji przedstawią wnioskodawcom szczegółowy szacunek opłat przed sporządzeniem kopii akt i mogą zażądać przedpłaty takich opłat przed sporządzeniem żądanych akt.

B. Żadna opłata nie będzie pobierana za rutynowe wnioski o kopie małych dokumentów, do których pracownicy Miasta mogą łatwo uzyskać dostęp, takich jak porządki obrad i zatwierdzone protokoły, ogłoszenia publiczne, raporty z wypadków, raporty z aresztowań i raporty o incydentach. W pozostałych przypadkach, gdy opłaty za kopie i robociznę nie przekraczają 50.00 USD, można odstąpić od tych opłat. Wnioski o zwolnienie z opłat powyżej 50.00 USD należy składać Administratorowi Miasta, który jest upoważniony do ustalenia, czy takie zrzeczenie się leży w najlepszym interesie Miasta Sevierville i dla dobra publicznego. Opłaty związane z żądaniami zbiorczych danych nie zostaną zniesione.

C. Opłaty i prowizje za kopie są następujące:

1. 0.15 USD za stronę w przypadku kopii czarno-białych w formacie Letter i Legal.

2. 0.50 USD za stronę w przypadku kolorowych kopii w formacie Letter i Legal, jeśli są dostępne.

3. Rzeczywisty koszt każdego innego nośnika, na którym tworzony jest zapis/informacja.

4. Praca, gdy czas przekracza godzinę.

5. W przypadku korzystania z usług dostawcy zewnętrznego, rzeczywiste koszty oszacowane przez dostawcę.

D. Płatności można dokonać gotówką, czekiem osobistym lub kartą kredytową i przedstawić odpowiedniemu depozytariuszowi dokumentacji. Wszystkie płatności kartą kredytową będą obejmować opłaty za przetwarzanie karty kredytowej.

E. Jeżeli szacunkowe koszty przekroczą 50.00 USD, wymagana będzie płatność z góry przed skompilowaniem żądanych rejestrów.

F. Agregacja częstych i wielokrotnych żądań

1. Miasto Sevierville będzie łączyć wnioski o rejestrację zgodnie z Polityką częstych i wielokrotnych wniosków ogłoszoną przez OORC, jeśli w ciągu miesiąca kalendarzowego wpłynie więcej niż cztery wnioski (od jednej osoby lub grupy osób uznawanych za współpracujące). .

2. Jeżeli w miesiącu kalendarzowym wpłynie więcej niż cztery wnioski:

A. Żądania dotyczące zapisów będą agregowane na poziomie PRRC.

B. PRRC jest odpowiedzialna za ustalenie, czy grupa osób współpracuje. PRRC lub opiekun dokumentacji poinformuje osoby, że uznano je za działające w porozumieniu i że mają prawo odwołać się od decyzji do OORC.

Wnioski dotyczące przedmiotów, które są rutynowo wydawane i łatwo dostępne, są wyłączone z sekcji VI.F. Rejestry te obejmują między innymi: porządki obrad i zatwierdzone protokoły posiedzeń publicznych, ogłoszenia publiczne, raporty z wypadków, raporty z aresztowań i raporty o incydentach.